Informativa Sulla Privacy Del Personale
Vi diamo il benvenuto in Lee Hect Harrison srl. Siamo lieti di collaborare con voi per aiutarvi a sviluppare ulteriormente la vostra carriera. Per offrire in modo adeguato i nostri servizi, raccogliamo e utilizziamo informazioni su di voi.
Lee Hecht Harrison si impegna a proteggere e a rispettare la vostra privacy. La presente Dichiarazione sulla privacy descrive i vostri diritti alla privacy in relazione alle informazioni su di voi che noi elaboriamo e le misure che adottiamo per tutelare la vostra privacy. Sebbene si tratti di un documento lungo, vi consigliamo di leggerlo con attenzione.
Alcuni termini da chiarire
Innanzitutto è necessario chiarire il senso in cui utilizziamo alcuni termini nella presente Dichiarazione. Anche se può sembrare ovvio, nella presente Dichiarazione ci riferiremo a voi con il termine "Voi".
Quando parliamo di "noi" o della "Società", intendiamo Lee Hect Harrison srl. In Italia, la nostra sede legale si trova in Via Larga, 2 - 20122 Milano. La Società fa parte del Gruppo Adecco, il maggior fornitore di servizi per le risorse umane nel mondo. Con le sue varie aziende e linee aziendali, il Gruppo Adecco provvede a numerose attività per le Risorse umane come la fornitura e il distaccamento di organico, i servizi di retribuzione, l'assunzione e la selezione, le soluzioni di test, la formazione e l'istruzione, il ricollocamento e la mobilità internazionale ("nostre Attività").
Infine, questa è una Dichiarazione sulle informazioni riguardanti persone, come voi e la vostra famiglia. Tali informazioni comprendono fatti che vi riguardano, ma anche opinioni su di voi e che voi avete (ad esempio "Sono un appassionato di calcio"). Non sono informazioni che riguardano la Società (anche se a volte questi due aspetti coincidono). A volte le informazioni di questo tipo sono dette "Informazioni personali" o "Informazioni che consentono di identificare una persona". Nella presente Dichiarazione utilizziamo il termine "Informazioni personali".
Quali Informazioni personali la Società raccoglie e utilizza?
Le Informazioni personali che la Società raccoglie includono, in via esemplificativa
il vostro nome, data e luogo di nascita, informazioni di contatto, qualifiche (istruzione, corsi di formazione e tirocini)e qualsiasi altra informazione che abbiate citato nel vostro CV;
qualora ci contattiate, terremo traccia dei dati di tale corrispondenza;
nome, indirizzo e-mail, disponibilità per la programmazione vengono raccolti se ci comunicate volontariamente tali dati affinché possiamo utilizzare i nostri strumenti di programmazione del calendario;
giudizi su di voi da parte del nostro personale e di soggetti terzi con cui o per cui lavorate e altre informazioni di valutazione;
vostri commenti su altri, ad esempio sulla Società e sui relativi servizi tramite indagini sulla soddisfazione;
se sostenete esami di valutazione/assessments o test, acconsentite che i risultati ottenuti vengano usati per supportare le nostre decisioni in termini di selezione e sviluppo. Tali decisioni vengono prese da un decisore umano, non da una piattaforma. Non condividiamo le risposte o i risultati con soggetti terzi o altre società affiliate, salvo quando richiesto per legge o solo dietro il vostro consenso esplicito;
potremmo inoltre raccogliere informazioni sull'uso dei nostri sistemi, inclusi , in via esemplificativa, il vostro indirizzo IP, browser, la data e l'ora, la posizione geografica, dati sul traffico nel paese, dati sulla posizione, weblog e altri dati sulle comunicazioni e sulle risorse a cui accedete. Tali informazioni rendono i nostri sistemi più facili da utilizzare in futuro;
raccogliamo informazioni aggregate in forma anonima a scopo di test, ricerca e analisi per migliorare e aumentare la sicurezza dei nostri servizi, sviluppare nuovi prodotti e funzionalità e facilitare le soluzioni in connessione con i nostri servizi;
quando iniziate a lavorare per la Società potremmo anche raccogliere:
il vostro genere, la nazionalità, una copia dei documenti di identità, un documento attestante il vostro domicilio e copie di documenti certificanti che siete autorizzati a lavorare nelle sedi a cui siete destinati (visti, permessi di lavoro,
e così via);
genere, età ed etnia vengono usati in forma aggregata e anonima a scopo di equità in base a quanto richiesto dalla legge;
informazioni per la retribuzione, ad esempio i dati del vostro conto bancario, il vostro numero di previdenza sociale, il codice fiscale e i numeri di riferimento, informazioni sulle vostre tariffe, sul vostro stipendio e sui vostri benefit ed eventuali trattenute volontarie dal vostro stipendio e dalle vostre tariffe (ad esempio in relazione ai benefit per i pendolari o ad altri programmi opzionali);
registri delle presenze, tempo impiegato in progetti, formazione, promozioni, accertamenti e problemi disciplinari;
informazioni sull'uso, da parte vostra, dei nostri sistemi IT e dei nostri locali (anche con telecamere a circuito chiuso e sistemi di controllo degli accessi all'entrata);
informazioni sui vostri familiari a carico e parenti prossimi;
informazioni di viaggio (dati di viaggio, informazioni sulle carte di credito, numero di passaporto, spese sostenute) allo scopo di negoziare, organizzare e acquistare tutte le attività correlate ai viaggi (ad esempio biglietti aerei, prenotazione di treni, alberghi e noleggio auto) e rimborsare le spese di viaggio;
foto e video della vostra presenza a sessioni di formazione o simili (durante la partecipazione alla sessione avete la possibilità di chiedere di non essere ripresi o fotografati);
informazioni su eventuali disabilità e sulle modifiche eventualmente necessarie per voi sul luogo di lavoro e, in alcuni casi, potremmo anche raccogliere altri dati più approfonditi correlati alla disabilità, qualora lo legge lo consenta.
Perché utilizziamo Informazioni personali che vi riguardano?
La Società raccoglie ed elabora le Informazioni personali:
Per fornirvi l'assistenza che vi attendete, ad esempio individuando
per voi un ruolo idoneo nell'ambito della Società, aiutandovi con corsi di formazione o facilitando il processo di candidatura a nuove opportunità nell'ambito della Società o del Gruppo Adecco. In base a tali attività, verrete anche tenuti al corrente delle opportunità di lavoro future tramite e-mail, telefono, posta e/o altri metodi di comunicazione;
per sviluppare e migliorare ulteriormente i nostri sistemi e le nostre procedure;
per condurre studi e ricerche statistiche e analitiche;
per trasferire dati a soggetti terzi (come specificato di seguito);
se necessario, per ottemperare a un obbligo di legge;
quando iniziate a lavorare per la Società, per esplicare nostri obblighi nei vostri confronti in qualità di vostro datore di lavoro o cliente (nel caso dei singoli consulenti) e
quando iniziate a lavorare per la Società:
per rispettare il vostro contratto di lavoro dipendente o contratto per la fornitura di servizi e tutti gli altri contratti e norme che disciplinano il nostro rapporto di impiego o altro rapporto contrattuale con voi;
per provvedere e migliorare la gestione dei talenti in generale (anche per fini di analisi della forza lavoro);
per svolgere altre attività per le risorse umane (tra cui la gestione del lavoro, la gestione delle assenze, la formazione/la gestione del personale, la gestione delle spese e i procedimenti disciplinari);
per gestire azioni e altri beni a cui potreste avere diritto;
per promuovere la sicurezza e la tutela di persone, locali, sistemi e beni;
per monitorare la conformità a policy e procedure interne;
per gestire i sistemi di comunicazione e altri sistemi utilizzati dalla Società e dal Gruppo Adecco (inclusi i database delle informazioni di contatto e le reti Intranet);
per svolgere accertamenti o rispondere in caso di incidenti e reclami;
per ottemperare a obblighi e far valere diritti e cooperare con indagini condotte dalla polizia, dal governo o da enti di regolamentazione o
per partecipare a potenziali o effettive acquisizioni o vendite oppure a joint venture che interessino un'intera attività o azienda o una sua parte a cui qualsiasi membro del Gruppo Adecco desideri aderire.
Perché e su quali basi utilizziamo Informazioni personali?
Siamo tenuti per legge ad avere una motivazione legittima per elaborare le informazioni su di voi in nostro possesso. I fondamenti giuridici possono essere:
l'esecuzione di un contratto di cui i dati in questione fanno parte (finalità 1 e 6-7), la necessità di tale elaborazione per ottemperare a obblighi di legge (finalità 5-7) e/o la necessità di tale elaborazione per gli interessi legittimi di Adecco a esercitare diritti fondamentali propri e del proprio personale per condurre un'attività (finalità 1-7). Elaboreremo le vostre Informazioni personali su basi diverse da quelle citate esclusivamente con il vostro consenso (ulteriore base per l'elaborazione delle informazioni).
Sono obbligato a fornire le Informazioni personali che richiedete?
La comunicazione delle vostre Informazioni personali è un requisito necessario per stipulare e/o mantenere in essere un nostro contratto con voi. Ciò significa che siete obbligati a fornirci le vostre Informazioni personali.
Se non ci fornite le vostre Informazioni personali, potremmo non essere in grado di condurre il rapporto di lavoro di fornitura con voi oppure, in via subordinata, potreste non essere in grado di partecipare a determinati processi come quelli di valutazione o di sviluppo professionale (ciò potrebbe inoltre non essere in sintonia con il vostro contratto con noi).
Elaborate informazioni che mi riguardano senza alcun intervento umano?
Sì. La Società si serve di sistemi/processi automatizzati e di processi decisionali automatizzati (come la profilazione dei dati) per fornire a voi e ai nostri clienti i servizi richiesti. Quando noi o i nostri clienti cerchiamo coaches o consulenti per lo sviluppo di un progetto, ad esempio, potremmo condurre una ricerca nei nostri elenchi utilizzando criteri automatici per compilare una rosa di candidature.
Per quanto tempo conservate le mie Informazioni personali?
La Società può (e in alcune circostanze deve, a seconda del tipo di informazioni) conservare i vostri dati per alcuni anni dopo che il vostro rapporto di impiego con noi è terminato. In genere conserviamo i dati fiscali e le informazioni finanziarie e relative al vostro contratto di impiego (inclusi i dati retributivi e quelli relativi ad altri pagamenti e così via) per 7 anni e altre Informazioni personali per 3 anni. Conserviamo i dati personali sensibili non oltre il tempo ragionevolmente necessario.
Trasferiamo le vostre Informazioni personali a soggetti terzi?
Come specificato in precedenza, talvolta comunichiamo i vostri dati a soggetti terzi al fine di soddisfare gli scopi già esposti. Divulghiamo i vostri dati nelle circostanze seguenti:
Ai nostri fornitori. Potremmo, ad esempio, incaricare un fornitore di svolgere attività amministrative e operative per supportare il nostro rapporto con voi. I fornitori saranno soggetti a obblighi contrattuali e ad altri obblighi di legge in relazione al mantenimento della riservatezza dei vostri dati e al rispetto della vostra privacy e avranno accesso soltanto ai dati di cui hanno bisogno per svolgere le rispettive funzioni;
Ai membri delle società del Gruppo Adecco in altri paesi. presenti all'interno o all'esterno dell'Unione Europea, del Regno Unito e della Svizzera; membri diversi del gruppo svolgono funzioni differenti e di conseguenza le vostre informazioni verranno condivise per motivi diversi;
Ai nostri clienti: condivideremo i vostri dati con i nostri clienti che richiedono coachingo altri interventi e attività che potreste essere qualificati a svolgere per conto della Società o che state svolgendo per i suoi dipendenti per conto della Società. I clienti sono vincolati da obblighi contrattuali e altri obblighi di riservatezza nei nostri confronti e nei vostri in relazione ai vostri dati;
Condivideremo i vostri dati con enti governativi, di polizia, di regolamentazione o giudiziari se, a nostra esclusiva discrezione, riteniamo di essere obbligati o autorizzati per legge ad agire in questo modo o che sarebbe prudente agire in questo modo e
Nell'ambito delle procedure di due diligence in relazione a (o in attuazione di) una fusione, un'acquisizione, un cambiamento del fornitore di servizi o un'altra transazione commerciale per cui potremmo avere la necessità di comunicare i vostri dati al potenziale venditore o acquirente, nuovo fornitore di servizi e relativi consulenti.
Trasferiamo o archiviamo i Dati personali degli utenti al di fuori del loro Paese di origine?
I Dati personali degli utenti possono essere trasferiti ed elaborati in Paesi diversi dal Paese di origine. Trasferiremo i Dati personali solo in Paesi che forniscono un livello adeguato di protezione dei dati come definito dalla Commissione Europea o laddove abbiamo messo in atto tutele adeguate al fine di assicurare la privacy dei Dati personali. Nel caso in cui le informazioni personali siano trasferite ad altri Paesi, ci impegniamo a proteggerle in conformità con la presente Informativa sulla privacy e con i requisiti di legge applicabili.
Scudo per la privacy UE-USA e Svizzera-USA
LHH utilizza le clausole modello UE per i dati personali trasferiti dall'Unione Europea, dal Regno Unito e dalla Svizzera agli Stati Uniti.
LHH partecipa anche al quadro dello Scudo per la privacy UE-USA e Svizzera-USA per quanto riguarda la raccolta, l'uso e la conservazione delle informazioni personali provenienti dai Paesi membri dell'Unione Europea, dal Regno Unito e dalla Svizzera, sebbene, alla luce della sentenza della Corte di giustizia dell'UE nella causa C-311/18, LHH non considera lo scudo UE-USA per la privacy una base giuridica per i trasferimenti di Dati personali.
Siamo certificati presso il Department of Commerce in termini di adesione ai principi dello Scudo per la privacy. Per ulteriori informazioni sui principi dello Scudo per la privacy e per visualizzare la nostra pagina di certificazione, visitare https://www.privacyshield.gov/.
In conformità con i Principi, LHH si impegna a risolvere qualsiasi controversia riguardante le nostre pratiche di raccolta o utilizzo dei Dati personali degli utenti. I residenti nell'Unione Europea (UE), nel Regno Unito e/o in Svizzera che hanno domande o vogliano sollevare una controversia riguardanti l'Informativa sulla privacy dello Scudo per la privacy di LHH devono prima contattare LHH direttamente all'indirizzo privacy@lhh.com.
Per le controversie che non possono essere risolte, LHH si impegna a collaborare con il panel istituito dalle autorità per la protezione dei dati dell'UE (DPA) o dal Commissario federale svizzero per la protezione dei dati e delle informazioni (IFPDT), a seconda dei casi, ed a rispettare i consigli forniti dal panel o dal Commissario in merito ai Dati personali trasferiti dall'UE o dalla Svizzera. Al fine di facilitare la gestione delle controversie, i residenti UE possono scegliere di contattare il proprio Garante nazionale (DPA) o utilizzare il modulo a questo link: http://ec.europa.eu/newsroom/document.cfm?doc_id=42962. I residenti nel Regno Unito possono contattare il Commissario per le informazioni UK visitando https://www.gov.uk/data-protection/make-a-complaint . I residenti in Svizzera possono contattare il Commissario svizzero per le informazioni visitando https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/contact.html.
Questo processo indipendente di risoluzione delle controversie è gratuito.
In determinate condizioni, una persona può scegliere di invocare un arbitrato vincolante per risolvere eventuali controversie irrisolte da LHH, dal DPA o dall'FDPIC, a seconda dei casi. Se una persona invoca formalmente un arbitrato vincolante, LHH aderirà alle condizioni stabilite nell'Allegato 1 del quadro dello Scudo per la privacy. Per ulteriori informazioni sull'arbitrato vincolante, visitare https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction.
Come spiegato nell'Informativa sulla privacy, a volte forniamo informazioni personali a terze parti perché svolgano servizi per nostro conto. Se trasferiamo informazioni personali ricevute ai sensi dello Scudo per la privacy a una terza parte, anche l'accesso, l'uso e la divulgazione delle informazioni personali da parte di questa terza parte devono essere conformi ai nostri obblighi vigenti ai sensi dello Scudo per la privacy e saremo responsabili ai sensi dello Scudo per la privacy per qualsiasi inadempienza della terza parte, a meno che non dimostriamo di non essere responsabili dell'evento che ha dato origine al danno.
LHH è soggetta ai poteri di indagine e di esecuzione della Federal Trade Commission (FTC) per la conformità e l'applicazione dello Scudo per la privacy e dello Scudo per la privacy svizzero. LHH si impegna inoltre a collaborare con le autorità per la protezione dei dati del SEE, del Regno Unito e della Svizzera. Potremmo essere tenuti a rivelare le informazioni personali da noi gestitenel rispetto dello Scudo per la privacy come risposta a una richiesta legittima da parte di autorità pubbliche, ad esempio per soddisfare requisiti di sicurezza nazionale o l'applicazione delle leggi.
Quali sono i vostri diritti?*
Diritto di accedere alle, e ottenere una copia delle, vostre Informazioni personali
Avete diritto a chiedere conferma del fatto che stiamo elaborando vostre Informazioni personali. In caso affermativo, avete il diritto di accedere alle vostre Informazioni personali e a determinati dati sul relativo trattamento. In alcuni casi potete chiederci di fornirvi una copia elettronica delle vostre informazioni.Diritto di correggere le vostre Informazioni personali
Se potete dimostrare che le vostre Informazioni personali in nostro possesso non sono corrette, potete richiedere che vengano aggiornate o modificate. Se esiste un sistema di assistenza automatica, vi invitiamo ad accedervi e ad aggiornare in modo autonomo le informazioni.Diritto a ottenere l'eliminazione dei dati personali
Se non abbiamo bisogno di conservare o trattare i dati per qualsiasi altro motivo, potete chiedere che cessiamo di elaborare o che eliminiamo (tutte o in parte) le vostre Informazioni personali.Diritto di limitazione
In determinate circostanze, avete il diritto di richiedere la restrizione del trattamento dei vostri Dati personali. In alcune circostanze, tuttavia, tale restrizione al trattamento può limitare i servizi che potete ricevere dalla Società.Diritto di opposizione
Nella misura in cui il trattamento dei vostri dati da parte della Società si basi sull'interesse legittimo della Società (e su nessun'altra base di trattamento) o sia correlata al marketing diretto, avete il diritto di opporvi al trattamento dei vostri dati personali da parte della Società in riferimento alla vostra situazione personale.
* Tutte le richieste sono soggette alla legge applicabile. In conformità con la legge applicabile, adotteremo ogni misura necessaria per verificare l'identità di ogni utente e la provenienza di qualsiasi richiesta, incluso, ad esempio, richiedere agli utenti di fornire informazioni di identificazione personale, sul proprio account, sulle proprie interazioni precedenti con noi e/o altre informazioni aggiuntive che potrebbero essere richieste dalla legge.
I cittadini residenti in California possono richiederci una nota informativa per identificare le categorie di Informazioni personali che condividiamo con le nostre consociate e/o soggetti terzi con finalità di marketing e per fornire informazioni di contato per tali consociate e/o soggetti terzi.
La Società non cede, vende né condivide in alcun modo e con alcun soggetto terzo le vostre Informazioni personali in modo che consentano l'identificazione per finalità di marketing.
Se intendete esercitare un qualsiasi vostro diritto, fate clic qui.
Infine, avete il diritto di presentare ricorso presso l'autorità per la protezione dei dati del luogo in cui vivete o lavorate o nel luogo in cui ritenete che si sia verificato un problema in relazione ai vostri dati.
Eseguiamo qualche tipo di controllo?
Nella misura consentita dalla legge, la Società e Adecco si riservano il diritto di effettuare controlli, nonché di monitorare e registrare l'accesso, sull'uso e il contenuto di qualsiasi dato memorizzato o elaborato dai rispettivi sistemi IT. Svolgiamo queste attività per le finalità 7(d)-(h) esposte in precedenza, ma richiamiamo questo punto in modo specifico nella presente comunicazione per rendervi consapevoli, in particolare, del fatto che l'utilizzo dei sistemi IT di lavoro da parte vostra potrebbe essere monitorato da altri.
Sicurezza dei dati durante l'uso dei sistemi della Società o di Adecco
Siete responsabili di conservare al sicuro le informazioni di accesso ai nostri sistemi, in particolare la password che vi abbiamo fornito o che avete scelto. Tali credenziali di accesso sono per vostro uso esclusivo. Non siete autorizzati a condividere le vostre credenziali o altri dettagli dell'account con altre persone.
Come è possibile contattarci?
Se avete domande o dubbi riguardanti la presente Dichiarazione sulla privacy o se desiderate ulteriori informazioni su come proteggiamo le vostre informazioni (ad esempio quando le trasferiamo al di fuori dell'Europa) e/o quando desiderate contattare il Responsabile aziendale per la riservatezza dei dati, fate clic qui.
Come gestiamo le modifiche alla Dichiarazione sulla privacy?
Periodicamente, le condizioni della presente Dichiarazione potrebbero subire cambiamenti. Pubblicheremo qualsiasi modifica importante alla presente Dichiarazione tramite avvisi appropriati sul nostro Sito Web oppure vi contatteremo tramite altri canali di comunicazione.
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Version 20 September 2021