DECLARACIÓN SOBRE LA INFORMACIÓN DE PRIVACIDAD PARA SOCIOS, COLEGAS Y CONTRATISTAS
Bienvenido a Lee Hecht Harrison S.L. Estamos deseando trabajar con usted para ayudarle a seguir desarrollando su carrera. Como cabría esperar, para ofrecer nuestros servicios correctamente, recopilamos y utilizamos información sobre usted.
Lee Hecht Harrison se compromete a proteger y respetar su privacidad. En esta Declaración sobre la información de privacidad se describen sus derechos de privacidad en relación con la información que tratamos sobre usted, así como los pasos que damos para proteger su privacidad. Sabemos que la Declaración es extensa, pero le pedimos que la lea con atención.
Aclaración de algunos términos
En primer lugar, tenemos que aclarar cómo usamos algunas de las palabras en esta Declaración. Podría parecer obvio, pero en esta Declaración nos referiremos a usted como "Usted".
Cuando hablamos acerca de "nosotros" o de la "Empresa", nos referimos a Lee Hecht Harrison S.L. En España, tenemos nuestro domicilio social en: Camino del Cerro de los Gamos Nº3 – 28224 Pozuelo de Alarcón, Madrid. La Empresa es parte de Adecco Group, el mayor proveedor de servicios de RR. HH. del mundo. A través de sus distintas empresas y líneas de negocio, Adecco Group ofrece varias actividades de RR. HH. (recursos humanos), como, por ejemplo, búsqueda de personal, traslados, servicios de nóminas, reclutamiento y selección, soluciones de evaluación, formación y educación, recolocación y movilidad internacional ("nuestras actividades").
Por último, esta es una declaración sobre la información acerca de las personas, como usted y su familia. Incluye hechos sobre usted y también opiniones sobre usted y de usted (por ejemplo: "me gusta el fútbol"). No se trata de información sobre la Empresa (aunque a veces ambas se solapan). Este tipo de información a veces se conoce como "información personal", "información de identificación personal" (o "PII", por sus siglas en inglés). Utilizamos el término "Información personal" en esta declaración.
¿Qué información personal recopila y utiliza la Empresa?
La información personal que recopila normalmente la Empresa incluye, entre otros:
nombre, fecha y lugar de nacimiento, detalles de contacto y cualificaciones (educación, cursos de formación y prácticas), documentos demostrativos de la identidad y el derecho a trabajar y cualquier otra información mencionada en su currículum o CV;
Si se pone en contacto con nosotros, conservaremos un registro de dicha correspondencia;
el nombre, la dirección de correo electrónico y la disponibilidad horaria se recopilan si nos los proporciona voluntariamente para utilizar nuestras herramientas de calendario;
feedback sobre usted realizados por nuestro personal o terceros con los que trabaje, además de otra información de evaluación;
feedback realizados por usted sobre otros, incluidos nosotros y nuestros servicios, mediante nuestras encuestas de satisfacción;
cuando realiza evaluaciones o pruebas, su consentimiento para que dichos resultados se utilicen para que basemos nuestras decisiones de selección y desarrollo. Estas decisiones las toma un ser humano, no la propia plataforma. No compartimos estas respuestas ni estos resultados con ningún tercero ni ninguna filial, a no ser que nos lo exija la ley o nos dé su consentimiento expreso;
también podríamos recopilar información sobre el uso de nuestros sistemas, incluidos (entre otros) su dirección IP, navegador, marca horaria, ubicación, país, datos de tráfico, datos de ubicación, blogs y otros datos y recursos de comunicación a los que acceda. Esta información permite que nuestros sistemas sean más fáciles de usar en el futuro;
recopilamos información anonimizada combinada con fines de comprobación, investigación y análisis para mejorar la seguridad de nuestros servicios, desarrollar nuevas características y productos y facilitar soluciones relacionadas con nuestros servicios;
cuando empieza a trabajar para la Empresa, también recopilamos:
datos sobre sexo, nacionalidad, copias de documentos de identificación, prueba de dirección y copias de documentos que demuestren su derecho a trabajar en los lugares en los que trabajará (visados, permisos de trabajo,
etc.);
datos sobre género, edad y etnicidad se utilizan anonimizados y combinados para fines de investigación legítimos, según lo requiera la ley;
información sobre nóminas, como los datos de la cuenta bancaria, el número de la seguridad social o del seguro social, códigos de impuestos y números de referencia, honorarios, sueldo y prestaciones, así como las deducciones voluntarias que nos pida que apliquemos a su salario y honorarios (como ayudas por desplazamiento u otros programas opcionales);
registros de asistencia, tiempo invertido en proyectos, formación, promociones, investigaciones y asuntos disciplinarios;
información sobre el uso de nuestras instalaciones y sistemas de TI (incluidos los sistemas de televigilancia y portero electrónico);
detalles sobre sus familiares y dependientes;
información sobre viajes (datos de viajes, información de la tarjeta de crédito, número de pasaporte, gastos) para la negociación, organización y adquisición de todas las actividades relacionadas con los viajes (por ejemplo, tarifas aéreas, trenes, reservas de hoteles y alquiler de vehículos), así como el reembolso de los gastos de viajes;
fotos y vídeos de su asistencia a sesiones formativas o similares (en cada sesión tendrá la oportunidad se pedir que no se le grabe en vídeo o fotografíe);
datos sobre discapacidades y sobre las posibles adaptaciones que podríamos tener que hacer en su lugar de trabajo; en algunos casos también recopilaremos otros datos aparte de los meramente relacionados con la discapacidad, siempre que la ley nos lo permita.
¿Por qué utilizamos información personal sobre usted?
La Empresa recopila y trata información personal:
para ofrecerle la asistencia que usted espera, como encontrarle un puesto adecuado en la Empresa, ayudarle con la formación o facilitarle el proceso de solicitud de nuevas oportunidades dentro de la Empresa o Adecco Group. Esto incluye mantenerle informado de futuras oportunidades de trabajo por correo electrónico, teléfono, correo postal u otros métodos de comunicación;
para desarrollar y mejorar nuestros sistemas y procesos;
para realizar estudios e investigaciones estadísticas y analíticas;
para transferir datos a terceros (véase a continuación);
para cumplir con las obligaciones legales pertinentes;
para cumplir con nuestras obligaciones hacia usted como sus empleadores o clientes (en el caso de contratistas individuales), cuando empieza a trabajar para nuestra Empresa; y
cuando empieza a trabajar para la Empresa:
para cumplir con su contrato de empleo o contrato de servicios, así como todos los demás contratos y reglas que rigen nuestra contratación o cualquier otra relación contractual con usted;
para mantener y mejorar la administración de las aptitudes en general (incluso para el análisis de personal);
para llevar a cabo otras actividades de recursos humanos (como gestión del trabajo, gestión de ausencias, gestión de formación/personas, gestión de gastos y procedimientos disciplinarios);
para gestionar acciones y otros activos de los que sea titular;
para promover la seguridad y protección de personas, locales, sistemas y activos;
para supervisar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos internos;
para administrar las comunicaciones y otros sistemas que utiliza la Empresa y Adecco Group (incluidas las bases de datos de contactos internas y las intranets);
para investigar o responder a incidentes y quejas;
para cumplir con las obligaciones y los derechos y cooperar en investigaciones de la policía, el gobierno o los organismos reguladores; o
para participar en compras o ventas reales o potenciales de una parte o la totalidad de un negocio o una empresa, o empresas conjuntas, en las que desee participar cualquier miembro de Adecco Group.
¿Por qué y sobre qué base utilizamos datos personales?
Por ley, debemos tener un fundamento jurídico para tratar la información que conservamos sobre usted. Los fundamentos jurídicos pueden ser:
la ejecución de un contrato del que es parte el interesado (finalidades 1 y 6-7), el cumplimiento con obligaciones legales (finalidades 5-7) o intereses legítimos de Adecco para ejercer sus derechos fundamentales y los de su personal al llevar un negocio (finalidades 1-7). Para otros motivos que no sean estos fundamentos, trataremos su información personal solo con su consentimiento (un fundamento más para el tratamiento).
¿Está obligado a darnos la información personal que le pidamos?
El suministro de información personal es un requisito necesario para celebrar o mantener un contrato con usted. Esto significa que está obligado a proporcionarnos información personal.
Si no nos proporciona información personal, es posible que no podamos llevar a cabo la relación de empleo o suministro con usted o, al menos, quizás no pueda participar en ciertos procesos, como comentarios o desarrollo profesional (lo cual posiblemente no sea acorde con su contrato con nosotros).
¿Tratamos información personal sobre usted sin intervención de personas?
Sí, así es. La Empresa utiliza sistemas/procesos automatizados y la toma de decisiones es automatizada (como la elaboración de perfiles) para proporcionarle a usted y a nuestros clientes los servicios que nos solicitan. Por ejemplo, cuando nosotros o nuestros clientes buscamos coaches o consultores la interacción con los candidatos, podemos realizar una búsqueda en nuestras listas utilizando criterios automatizados para obtener una preselección.
¿Durante cuánto tiempo conservan mi información personal?
La Empresa puede (y, en ciertos casos, debe, en función del tipo de datos) conservar sus datos varios años después de que su empleo con nosotros haya finalizado. Por lo general, conservamos ciertos datos sobre impuestos y su contrato de empleo durante 7 años, la información financiera (incluidos los datos de nóminas y los datos relacionados con la paga, etc.) durante 7 años, y otra información personal durante 3 años. No conservamos datos personales durante más tiempo que el razonablemente necesario.
¿Transferimos sus datos personales a terceros?
Como hemos mencionado anteriormente, solemos comunicar sus datos a terceros. Esto se hace para cumplir las finalidades expresadas más arriba. Lo hacemos en las siguientes circunstancias:
A nuestros proveedores. Por ejemplo, podemos contratar a un proveedor para que realice trabajos administrativos y operativos en apoyo de nuestra relación con usted. Los proveedores estarán sujetos a obligaciones contractuales y otras obligaciones legales para mantener la confidencialidad de sus datos y respetar su privacidad, y solo tendrán acceso a los datos que necesiten para realizar sus funciones.
A empresas miembro de Adecco Group en otros países. Estas pueden tener sus sedes dentro o fuera de la Unión Europea, el Reino Unido y Suiza; los distintos miembros del grupo cumplen distintas funciones y, como resultado, puede que su información se comparta con ellos por distintos motivos;
A nuestros clientes. Compartiremos sus datos con clientes nuestros que busquen coaching u otros compromisos de servicio para los que usted puede estar cualificado en nombre de la empresa o para cuyos empleados usted realice servicios en nombre de la Empresa. Deberán obedecer a obligaciones contractuales y otras obligaciones de confidencialidad en relación con sus datos tanto con nosotros como con usted.
Compartiremos sus datos con el gobierno, la policía, los organismos reguladores o las fuerzas y cuerpos de seguridad si, a nuestra discreción, consideramos que estamos legalmente obligados o autorizados a hacerlo o sería prudente hacerlo.
Como parte de la diligencia debida en relación con (o para el ejercicio de) una fusión, una adquisición, un cambio de proveedor de servicio u otra transacción comercial, podemos revelar sus datos al futuro vendedor o comprador, nuevo proveedor de servicios y sus asesores.
Transferencia y conservación de sus datos personales fuera de su país de origen
Sus datos personales pueden transferirse y tratarse en otros países distintos a su país de origen. Solo transferimos sus datos personales a países que, a juicio de la Comisión Europea, ofrecen un nivel de protección suficiente o donde nosotros hayamos implementado las medidas de protección adecuadas para intentar preservar la privacidad de los mismos. Cuando transfiramos su información a destinatarios en estos países, protegeremos dicha información tal y como se describe en esta Política de privacidad y cumpliremos con los requisitos legales aplicables.
Acuerdos entre EE.UU. y la UE y EE. UU. y Suiza Privacy Shield
LHH utiliza las cláusulas contractuales tipo de la UE para los datos personales que se transfieren desde la Unión Europea, Reino Unido y Suiza hasta Estados Unidos.
LHH también participa en los marcos del Escudo de la Privacidad UE-EE. UU. y Suiza-EE. UU. en lo que respecta a la recogida, el uso y la retención de información personal procedente de los países miembros de la Unión Europea, Reino Unido y Suiza, a pesar de que, atendiendo a decisión del Tribunal de Justicia de la UE en el Asunto C-311/18, LHH no considera el marco del Escudo de la Privacidad UE-EE. UU. como base jurídica para las transferencias de datos personales.
Hemos certificado al Departamento de Comercio de EE. UU. que cumplimos los principios del Escudo de la Privacidad. Para obtener más información sobre los principios del Escudo de la Privacidad y para ver nuestra página de certificación, consulte el siguiente enlace: https://www.privacyshield.gov/.
De conformidad con estos principios, LHH se compromete a resolver cualquier reclamación relacionada con la recogida o el uso de sus datos personales. Los ciudadanos de la Unión Europea (UE), el Reino Unido y/o Suiza que quieran plantear alguna pregunta o reclamación respecto a la Política del Escudo de la Privacidad de LHH deben ponerse en contacto directamente con LHH a través del siguiente correo electrónico: privacy@lhh.com.
En el caso de las reclamaciones que no puedan resolverse, LHH se compromete a cooperar con el comité formado por las autoridades de protección de datos (APD) de la UE o el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información de Suiza, según corresponda, y a cumplir con la recomendación emitida por el comité o el Comisionado sobre los datos personales transferidos desde la UE o Suiza. Para facilitar la tramitación de las reclamaciones, los ciudadanos de la UE pueden optar por ponerse en contacto con su APD nacional o utilizar el formulario disponible en este enlace: http://ec.europa.eu/newsroom/document.cfm?doc_id=42962. Los ciudadanos residentes en Reino Unido pueden ponerse en contacto con el Comisionado de Información del Reino Unido a través de este enlace: https://www.gov.uk/data-protection/make-a-complaint. Los ciudadanos residentes en Suiza pueden ponerse en contacto con el Comisionado de Información de Suiza a través de este enlace: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/en/home/the-fdpic/contact.html.
Este proceso independiente de resolución de conflictos se ofrece sin coste alguno para el ciudadano.
En determinadas circunstancias, un ciudadano puede optar por solicitar un arbitraje vinculante para resolver cualquier reclamación pendiente que no haya sido resuelta por LHH, las APD o el Comisionado Federal de Protección de Datos e Información, según sea el caso. Si un ciudadano solicita formalmente un arbitraje vinculante, LHH seguirá los términos establecidos en el Anexo 1 de los marcos del Escudo de la Privacidad. Para obtener más información sobre el arbitraje vinculante, consulte el siguiente enlace: https://www.privacyshield.gov/article?id=ANNEX-I-introduction.
Tal y como se explica en el Aviso de privacidad, en ocasiones proporcionamos información personal a terceros para que realicen servicios en nuestro nombre. Si transferimos información personal recibida en virtud del Escudo de la Privacidad a un tercero, el acceso, el uso y la comunicación de la información personal por parte del tercero también deben cumplir con nuestras obligaciones del Escudo de la Privacidad y seguiremos siendo responsables en virtud del Escudo de la Privacidad de cualquier incumplimiento por parte del tercero, a menos que demostremos que no somos responsables del evento causante del daño.
LHH está sujeta a los poderes de investigación y aplicación de la Comisión Federal de Comercio (FTC) para el cumplimiento y la aplicación del Escudo de la Privacidad y del Escudo de la Privacidad suizo. LHH también se compromete a cooperar con las autoridades de protección de datos del EEE, Reino Unido y Suiza. Puede ocurrir que se nos solicite revelar datos personales que administramosen virtud del Escudo de la Privacidad en respuesta a solicitudes legítimas por parte de las autoridades públicas, como sería una exigencia de seguridad nacional o requisitos de ejecución de la ley.
¿Cuáles son sus derechos?*
Derecho a acceder a su información personal y obtener una copia de la misma
Tiene derecho a solicitar confirmación si tratamos su información personal. Si es el caso, puede tener derecho a acceder a su información personal y a cierta información sobre cómo se trata. En algunos casos, puede pedirnos que le proporcionemos una copia electrónica de su información.Derecho a rectificar su información personal
Si puede demostrar que la información personal que tenemos no es correcta, puede solicitar que esta se actualice o se rectifique según corresponda. Si hay un sistema de autoservicio, le animamos a que acceda a él y lo actualice.Derecho a la supresión de sus datos/al olvido
Si no necesitamos conservar o tratar los datos por ninguna otra razón, puede solicitar que dejemos de tratarlos o que los suprimamos (en parte o en su totalidad).Derecho a la limitación
En algunos casos, tiene derecho a limitar el tratamiento de sus datos personales. Sin embargo, hay supuestos en los que dicha limitación del tratamiento podría restringir los servicios que podemos prestarle.Derecho de oposición
Siempre y cuando el tratamiento de sus datos por parte de la Empresa se base en el interés legítimo de la Empresa (y no en ningún otro motivo de tratamiento) o guarde relación con el marketing directo, tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales por parte de la Empresa haciendo referencia a su situación concreta.
* Todas las solicitudes están sujetas a la legislación aplicable. Con arreglo a la legislación aplicable, adoptaremos medidas para verificar su identidad y la solicitud antes de tratar ninguna solicitud, incluyendo, por ejemplo, el requerimiento de que nos entregue información que sirva para identificarle a usted, su cuenta, las interacciones previas que haya tenido con nosotros y/o cualquier otra información que pueda exigirse en virtud de la ley.
Los residentes en California tienen derecho a solicitarnos una notificación en la que identifiquemos las categorías de información personal que compartimos con nuestros afiliados o con terceros con fines de marketing y a que les facilitemos información de contacto de dichos afiliados o terceros.
Tenga en cuenta la Empresa no alquila, vende ni comparte con ninguna persona ni de ninguna forma sus datos personales en un formato identificable con fines de marketing.
Si desea ejercer alguno de sus derechos, haga clic aquí.
Por último, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad sobre protección de datos en el lugar en el que vive o trabaja, o en el lugar en el que cree que se ha presentado un problema relacionado con sus datos.
¿Realizamos algún tipo de supervisión?
En la medida en que lo permita la ley, la Empresa y Adecco se reservan el derecho a auditar, supervisar y registrar el acceso, el uso y el contenido de los datos que existen o se tratan en sus sistemas de IT. Lo hacemos con los fines 7(d)-(h) antes descritos, pero destacamos este punto específicamente para que sea consciente de que el uso de sistemas de TI relacionados con el trabajo puede ser supervisado por otros.
¿Qué pasa con la seguridad de los datos al utilizar los sistemas de la Empresa o de Adecco?
Usted es responsable de mantener la seguridad de los detalles de inicio de sesión en nuestros sistemas, concretamente la contraseña que le hemos proporcionado o que ha elegido. Estas credenciales de inicio de sesión son para su uso propio. No está permitido compartir credenciales u otros detalles de la cuenta con otras personas.
¿Cómo puede ponerse en contacto con nosotros?
Si tiene alguna pregunta o preocupación en relación con esta declaración sobre la información de privacidad o si desea obtener más información sobre cómo protegemos su información (por ejemplo, cuando la transferimos fuera de Europa) o si desea ponerse en contacto el responsable de privacidad de datos de la Empresa, haga clic aquí.
¿Cómo podemos gestionar los cambios en la Declaración de privacidad?
Las condiciones de esta Declaración pueden cambiar ocasionalmente. Publicaremos cualquier cambio material en esta Declaración a través de los avisos correspondientes en este sitio web o mediante otros canales de comunicación.
LHH
Version 20 September 2021